Ha llegado el momento de cubrir una vacante o ampliar la plantilla y el proceso, habitualmente, nos sobrepasa. Sabemos que en cuanto abramos el plazo para presentar candidaturas, los curriculum nos inundarán y que el proceso de preselección y descarte será largo y farragoso.
¿Cómo podemos encontrar al mejor profesional?
Estos son algunos pasos que se pueden seguir si queremos culminar el proceso con el mejor profesional posible para nuestra empresa:
1. Es necesario tener un método, nos facilitará los pasos y nos evitará "perdernos" sin saber exactamente lo que buscamos.
2. Abrir el proceso y fijar un plazo razonable de recepción de candidaturas. Ni podemos tener el proceso abierto semanas, ni hacer excepciones. Habremos publicado la oferta tanto en nuestra web como en webs de selección de personal, pero como no todas son iguales, deberemos elegir la que más se adecue tanto a nuestro tipo de empresa como al puesto que queremos cubrir.
3. Revisar, si la tenemos, nuestra base de datos. En muchas empresas registran las candidaturas espontaneas que llegan ¿Hay alguna persona que, a priori, podría encajar en el puesto? ¿Vale la pena preseleccionarla?
4. Cuando cerremos el plazo de presentación es muy importante registrar a cada candidato mediante un sistema que nos permita valorar globalmente su propuesta. Crear criterios de valoración y puntuarlos, por ejemplo del 1 al 5, nos puede dar datos cuantitativos sobre cada uno de ellos (puntuación total, media de puntos, desviación...) Desde luego, no podemos tomar una decisión en base a datos numéricos pero si que nos va a servir para:
a) Descartar a quienes obviamente, no cumplan con los requisitos mínimos (formación, experiencia, competencias...)
b) Realizar una primera preselección.
5. Es muy importante no rechazar a nadie ni por su género ni por su edad, dejarnos influir por los estereotipos nos abocará a perder grandes oportunidades de contratar a verdaderos profesionales que no suelen pasar una primera criba. Es necesario ser creativo, innovador y tener un poquito de pensamiento lateral.
6. Cuando ya tengamos un listado de posibles candidatos, necesitaremos tiempo para preparar las entrevistas ¿Qué vamos a preguntar? ¿Qué formato de entrevista realizaremos? ¿Será un primer contacto o una entrevista en profundidad? ¿Vamos a solicitar algún tipo de prueba para comprobar conocimientos o competencias? ¿Quién le va a entrevistar? ¿Sólo desde Recursos Humanos o también alguien de su departamento?....
7. Las entrevistas pueden ser individuales o grupales, todo dependerá del tipo de puesto de trabajo a cubrir. No es lo mismo cubrir un puesto de recepción donde las habilidades sociales y la gestión de la multitarea son importantes, que el de análisis de datos que no requerirá una exposición tan abierta al público o a los clientes.
8. Tras las entrevistas, deberemos revalorar si las puntuaciones que habíamos asignado en base a los curriculum siguen siendo adecuadas y también deberemos asignar una puntuación a las diferentes categorías que hayamos creado para evaluar el desarrollo y los resultados de la entrevista.
9. Con ello ya tendremos, seguramente, unos cuatro o cinco candidatos que habrán pasado a la siguiente fase. Es importante conseguir referencias sobre ellos, si las traen de forma espontánea, mucho mejor sino, hemos de solicitarlas.
10. Tras la finalización del proceso es muy importante responder a todos los candidatos dándoles las gracias por su tiempo, con aquellos que pasaron a la última fase vale la pena contactar por teléfono personalmente e indicarles que su candidatura se seguirá guardando por si fuera necesario contar con ellos en el futuro, a veces descartar a uno u otro candidato es sólo cuestión de pequeños detalles.
Desde luego, ningún método es infalible, pero saber exactamente qué estamos buscando y tener un procedimiento nos ahorrará tiempo y dinero.